Archiv – Was ist das?
Ein Archiv ist eine Organisation oder eine Institution, welche Unterlagen und Berichte von vielen verschiedenen unterschiedlichen Vorgängen lagert. In der Fachsprache spricht man davon, dass solch eine Institution bzw. Organisation solche Unterlagen archiviert. Diese werden zur weiteren Bearbeitung von wichtigen Vorgängen nicht mehr benötigt und deshalb vo den entsprechenden Sachbearbeitern als archivwürdig erklärt und dementsprechend eingelagert, also archiviert. Sehr oft wird aber auch das Gebäude, in dem die ganzen Unterlagen archiviert worden sind, als Archiv bezeichnet.
Wozu dient ein Archiv?
In einem Archiv wird Archivgut gelagert, um sie unverändert stets zur Verfügung zu haben. Diese können entweder Schriftstücke, verschiedene Akten, unzählige Karten, Pläne verschiedener Art, Siegel, Bilder, Filme und verschiedenes Tonmaterial, aber auch sonstige Aufzeichnungen, die einen bleibenden Wert haben. Diese verschiedenen Schriftstücke müssen nicht immer unbedingt in Papierform sein, sondern sie können auch in elektronischer Form auf vielen verschiedenen Medien gespeichert sein und auch so archiviert werden.
Regeln der Archivierung
Unterlagen die in einem Archiv gelagert werden dürfen auf keinen Fall verändert werden. Eine Unveränderbarkeit muss gewährleistet sein. Jedes einzelne Dokument, das in einem Archiv lagert muss auf jeden Fall zu jedem beliebigen Zeitpunkt immer wieder auffindbar sein. Besonders für Medien, welche elektronisch auf einem Speichermedium archiviert wurden gilt, dass sie zu jedem Zeitpunkt voll wiedergabefähig sein müssen. Deshalb dürfen dafür auch keine kostengünstigen Speichermedien verwendet werden, da durch diese eine langfristige Wiedergabefähigkeit, also der lange Aufbewahrungsaspekt nicht sichergestellt sein kann. Die sogenannte Aufbewahrungsfrist, also wie lange ein Dokument oder Medium später insgesamt im Archiv bleiben kann, muss vor dem Einlagern festgestellt werden und sogar auch dokumentiert werden. Unter bestimmten Umständen muss solch ein Dokument nach Ablauf dieser Archivierungsfrist sogar vollständig vernichtet werden.
Wo gibt es Archive?
Die am häufigsten vorkommenden Betreiber von Archiven sind halböffentliche und öffentliche Institutionen. Auch Unternehmen besitzen häufig ein Archiv.